Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу?

23.02.2017

Согласно 66 статье Трудового кодекса Российской Федерации, в 2016 году трудовая книжка по-прежнему остается базовым документом, аккумулирующим в себе данные о трудовой деятельности.

Только по информации из трудовой книжки можно рассчитать трудовой стаж работника. По этой причине требования к учету, ведению, хранению трудовых книжек описаны различными законодательными актами и должны строго соблюдаться всеми субъектами хозяйственной деятельности.

Основные законодательные требования к заполнению трудовых книжек

Законодательно определен ряд общих требований к ведению записей:

  1. Вся информация вносится только на русском языке; если работодатель действует в автономной республике Российской Федерации, с национальным языком в статусе государственного, то русскоязычные данные могут быть продублированы на этом языке.
  2. Записи в книжку вносятся только перьевыми, шариковыми, гелевыми чернилами синего, черного, фиолетового цвета.
  3. Информацию следует вносить только полными словами; не допускаются в том числе общепринятые сокращения «ст.» вместо «статья»; даты указываются арабскими цифрами в шаблоне ДД.ММ.ГГГГ сокращение «г» вместо «год» после указания даты не допускается.
  4. Все сведения, внесенные в документ, заверяются печатью предприятия.
  5. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о поощрениях» записи ведутся со сквозной нумерацией.
  6. Ведение вкладыша в трудовую книжку проводится по этим же правилам.

Правильное внесение сведений о владельце документа

Информация титульного листа должна полностью соответствовать паспортным данным:

  1. Фамилия, имя, отчество (написание должно включать букву «ё», если таковая имеется в данных).
  2. Дата рождения вписывается арабскими цифрами в шаблоне ДД.ММ.ГГГГ.
  3. Образование (написание соответствует данным диплома).
  4. Специальность (вписать в именительном падеже по данным диплома).
  5. Личная подпись работника ставится им только после проверки правильности заполнения титульного листа.
  6. После этого должностное лицо, ответственное за внесение данных в документ, ставит свою подпись, вписывает разборчиво свою фамилию и инициалы.
  7. Внесенные данные заверяются печатью предприятия, выдавшего трудовую книжку. 
  8. При смене личных данных (изменение фамилии после регистрации брака) новые данные пишутся выше устаревших, которые перечеркивают одной тонкой линией, не мешающей прочтению неактуальной информации. Реквизиты документа, ставшего основанием для изменений, вписываются на внутренней части обложки документа с подтверждением подписью и печатью представителя работодателя. 

Внесение информации о работодателе

  1. Данные вводятся в форме заголовка для записи информации о работе без нумерации.
  2. Название предприятия сначала вписывается полностью, затем аббревиатурой. 
  3. При смене наименования работодателя создается запись об этом под отдельным номером с реквизитами распорядительного документа и датой внесения изменений. 

Правила составления записи о приеме не работу

  1. Перед тем, как вносить информацию о приеме на работу, рекомендуется убедиться в наличии сведений об увольнении с предыдущего места работы.
  2. Данные вносятся в трудовую книжку на основании подписанного приказа о приеме на основную работу. 
  3. В записи должно быть отражено название структурного подразделения, должность, дата начала трудовой деятельности, регистрационные данные приказа. 
  4. При оформлении приема на работу директора предприятия основанием для внесения записи в его трудовую может быть как кадровый приказ, так и другой правоустанавливающий документ (протокол собрания учредителей, распоряжение вышестоящего органа управлении и пр.).
  5. Сведения об испытательном сроке, характере деятельности в трудовую не вносятся. Но работа вахтовым методом обязательно указывается в данных.
  6. Данные о работе по совместительству вписываются в трудовую по желанию работника. Внести эту информацию имеет право только представитель работодателя по основному месту занятости. Основанием станет предоставленная копия приказа о приеме на работу по совместительству.
  7. Дистанционный характер занятости позволяет не вносить информацию в трудовую книжку. Подтверждающими фактами такой работы будут данные персонифицированного учета, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу дистанционно. 

В правильности ведения трудовой книжки заинтересованы обе стороны: и работник, и работодатель. При обнаружении нарушений на работодателя налагается административное взыскание, работнику при выявлении ошибки придется заняться восстановлением корректных данных.

В целях профилактики искажения данных на предприятиях рекомендуется проводить регулярный аудит трудовых книжек. Работнику при увольнении следует внимательно ознакомиться со всей внесенной информацией и при выявлении ошибок сразу же потребовать их исправления.