Как составить отчет о проделанной работе?

05.05.2017

Когда важный этап работы выполнен, руководитель отдела может потребовать от подчиненного представить отчет о проделанной работе. При этом желательно, чтобы такой документ был составлен правильно и содержал информацию, изложенную кратко, четко и наглядно.

Почему важно уметь составить отчет?

Для многих специалистов выполнить задание начальника намного проще, чем заниматься бумажной волокитой. Далеко не каждый может изложить проделанные действия на бумаге и представить личные деловые качества с наилучшей стороны.  Однако от умения правильно составить отчет зависят карьерные перспективы специалиста. Иногда руководители, сами того не замечая, больше внимания уделяют соблюдению строгой отчетности и чтению подобной «писанины», чем контролю за фактическими действиями подчиненных. И дальновидный работник обязательно этим шансом воспользуется.

Правильный отчет о работе: порядок действий

1. Порядок отчетности

Если начальник настаивает на предоставлении отчета, значит, в вашей организации действует такая система контроля за выполнением распоряжений руководства. Спросите у коллег, как часто потребуется составлять подобные бумаги, - ежедневно, еженедельно, каждый месяц или один раз в год. 

Ни в коем случае не бойкотируйте распоряжение руководителя. Наоборот, отложите все дела и займитесь подготовкой отчетности. Если начальник хочет знать, что вы делали в течение дня или на прошлой неделе, опишите каждое свое действие в деталях с указанием временных промежутков. Когда же понадобится составить годовой или квартальный отчет, больше внимания уделите показателям эффективности своего труда и их анализу.

2. Четкость изложения

Текст отчета, который вы пишете руководству, должен быть логичен, структурирован, изложен по существу. Предложения, описывающие проделанную работу, лучше делать короткими, так как они четко выражают основную мысль. Не забудьте указать временной период выполнения задачи, а также необходимые качественные показатели: количество исходящих звонков, проведенных встреч, заключенных договоров и пр.

Если есть значительные расхождения показателей с данными предыдущего периода, в отчете необходимо указать причины резкого падения результативности. При этом резкий рост показателей также может насторожить руководство, которое решит, что, скорее всего, вы недорабатывали ранее или имеете ресурсы для улучшения плановых показателей. 

3. Подача информации

Информация в отчетах о проделанной работе должна всегда подаваться в одном и том же виде, представляя собой нумерованный список, таблицу, базу данных, диаграмму и пр. В крупных, давно функционирующих организациях, где система отчетности налажена, все шаблоны для письменной и электронной отчетности должны находиться в свободном доступе. 

4. Обязательность

Даже если отчет о проделанной работе вас попросили составить лишь однажды, ведите документ сами – в любой момент руководитель может поинтересоваться результатами работы. Подобная обязательность поможет вам критически взглянуть на результаты своего труда, упростит процесс планирования задач и распределения времени. К тому же вашу организованность и ответственность обязательно оценит руководство, когда станет рассматривать кандидатуры на повышение.